پاکستان میں فارمیسی سافٹ ویئر کیسے منتخب کریں: خریدار کی چیک لسٹ

انتخاب کیوں اہم ہے

فارمیسی سافٹ ویئر میڈیکل اسٹور کے ہر حصے کو چھوتا ہے: کاؤنٹر، اسٹاک روم، ڈسٹری بیوٹر کے آرڈر اور دن کے آخر میں نقد کی گنتی۔ اچھا سسٹم ہر فروخت پر منٹ اور ہر اس میعاد ختم ڈبے پر رقم بچاتا ہے جو اب ضائع نہیں ہوتا۔ کمزور سسٹم قطار سست کرتا ہے اور اسٹاک کے اعداد غلط چھوڑ دیتا ہے۔

پاکستان کی زیادہ تر فارمیسیاں اب بھی ایک سادہ بلنگ پروگرام، اسٹاک رجسٹر اور ڈسٹری بیوٹر آرڈر کے لیے کاپی کا امتزاج استعمال کرتی ہیں۔ انہیں بدلتے وقت مقصد ایک ایسا سسٹم ہے جس میں ہر فروخت اور ہر ڈیلیوری ایک ہی اسٹاک اپ ڈیٹ کرے۔

1. کاؤنٹر پر تیز بلنگ

بلنگ کی رفتار طے کرتی ہے کہ رش کے وقت گاہک کتنا انتظار کریں۔ ڈیمو یا مفت آزمائش میں خود جانچیں:

• کیا بارکوڈ اسکین کرتے ہی چیز بل میں آ جاتی ہے؟
• کیا ماؤس کے بغیر، کی بورڈ شارٹ کٹس سے بل بن سکتا ہے؟
• کیا فیصد یا مقررہ رعایت جلدی لگ سکتی ہے؟
• کیا یہ وہ ادائیگی کے طریقے لیتا ہے جو آپ کے گاہک استعمال کرتے ہیں، جیسے نقد، کارڈ، موبائل والٹ اور بینک ٹرانسفر؟
• کیا یہ نقد فروخت پر بقایا بتاتا ہے اور صاف رسید پرنٹ کرتا ہے؟

2. برانڈ اور فارمولے (سالٹ) سے تلاش

گاہک برانڈ مانگتے ہیں، مگر برانڈ ختم ہو جاتے ہیں۔ آپ کے عملے کو ایک سیکنڈ میں اسی فارمولے (جنرک نام) والی ہر پروڈکٹ ملنی چاہیے، تاکہ گاہک کو واپس بھیجنے کے بجائے متبادل پیش کیا جا سکے۔

پوچھیں کہ کیا تلاش برانڈ نام، جنرک نام اور فعال جزو سب پر کام کرتی ہے، اور کیا یہ بلنگ والے ہی خانے سے ہوتی ہے۔

3. بیچ اور میعاد کا کنٹرول

میعاد ختم اسٹاک فارمیسی کے سب سے بڑے چھپے نقصانات میں سے ہے۔ سافٹ ویئر کو میعاد صرف پروڈکٹ نہیں بلکہ ہر بیچ کے حساب سے ٹریک کرنی چاہیے، کیونکہ ایک ہی دوا کی دو کھیپیں شاذ و نادر ہی ایک دن ختم ہوتی ہیں۔

• کیا ہر بیچ کا اپنا بیچ نمبر اور میعاد کی تاریخ ہے؟
• کیا سسٹم پہلے ختم ہونے والا بیچ پہلے بیچتا ہے (FEFO)؟
• کیا یہ میعاد سے کافی پہلے، مثلاً 90، 60 اور 30 دن پر، انتباہ دے گا؟
• کیا اس مہینے ختم ہونے والی ہر چیز کی فہرست دیکھی جا سکتی ہے؟

میعاد ختم ادویات کا نقصان کم کرنے والی ہماری گائیڈ بتاتی ہے کہ ان سہولیات کو روزانہ کیسے استعمال کریں۔

4. خریداری اور ڈسٹری بیوٹر کے آرڈر

جب ڈیلیوری ہاتھ سے شامل کی جائے، یا بالکل نہ کی جائے، تو اسٹاک غلط ہو جاتا ہے۔ ایسے خریداری آرڈر دیکھیں جو سپلائرز سے جڑے ہوں اور ڈیلیوری موصول نشان زد کرنے پر ہی اسٹاک شامل کریں۔ آپ کی اپنی کم از کم سطح پر مبنی انتباہات ختم ہونے سے پہلے بتاتے ہیں کیا منگوانا ہے۔

5. پاکستانی روپیہ، سیلز ٹیکس اور FBR

سافٹ ویئر کو PKR میں قیمت اور رپورٹ دینی چاہیے، اور آپ کی طے کردہ شرح پر سیلز ٹیکس کا حساب لگانا چاہیے۔

آپ کے کاروبار کے حجم اور ٹیکس حیثیت کے مطابق، ہو سکتا ہے آپ کو اپنا POS سسٹم FBR سے جوڑنا ضروری ہو۔ قواعد وقتاً فوقتاً بدلتے ہیں، اس لیے اپنے ٹیکس مشیر سے تصدیق کریں کہ کیا یہ آپ پر لاگو ہوتا ہے، اور ہر فروخت کنندہ سے براہِ راست پوچھیں کہ کیا ان کا سافٹ ویئر آج FBR POS انٹیگریشن سپورٹ کرتا ہے۔

6. رپورٹس جو آپ واقعی استعمال کریں

مالکان کو جواب چاہییں، کچا ڈیٹا نہیں۔ جانچیں کہ کسی بھی مدت کے لیے آپ دیکھ سکیں:

• روزانہ آمدنی اور گاہکوں نے کیسے ادائیگی کی
• سب سے زیادہ بکنے والی ادویات اور قسم کے لحاظ سے فروخت
• ڈسٹری بیوٹرز پر آپ کا خرچ
• کم اسٹاک والی اشیاء اور جلد ختم ہونے والا اسٹاک

یہ بھی دیکھیں کہ CSV میں ایکسپورٹ ہو سکے، تاکہ آپ کا اکاؤنٹنٹ Excel میں کام کر سکے۔

7. عملے کے اکاؤنٹ اور اجازتیں

مشترکہ لاگ ان سے یہ جاننا ناممکن ہو جاتا ہے کہ کس نے فروخت یا واپسی کی۔ عملے کے ہر فرد کا اپنا اکاؤنٹ ہونا چاہیے، اور کردار طے کریں کہ وہ کیا دیکھ سکتا ہے۔ مثلاً کاؤنٹر سیلزمین کو منافع کی رپورٹس یا ترتیبات تک رسائی کی ضرورت نہیں۔

8. کلاؤڈ یا انسٹال شدہ سافٹ ویئر

انسٹال شدہ (ڈیسک ٹاپ) سافٹ ویئر ایک کمپیوٹر پر چلتا ہے اور عموماً ڈیٹا اسی پر رکھتا ہے، اس لیے ہارڈ ڈسک خراب ہونے پر احتیاط سے بیک اپ نہ لیا ہو تو ریکارڈ ضائع ہو سکتا ہے۔ کلاؤڈ سافٹ ویئر ویب براؤزر میں چلتا ہے، ڈیٹا محفوظ سرورز پر رکھتا ہے اور ایک سے زیادہ ڈیوائس سے استعمال ہو سکتا ہے، مگر اسے انٹرنیٹ چاہیے۔

اگر آپ کے علاقے میں انٹرنیٹ اکثر جاتا ہے تو فروخت کنندہ سے پوچھیں کہ کنکشن ٹوٹنے پر کیا ہوتا ہے، اور کاؤنٹر کمپیوٹر کے لیے موبائل ڈیٹا کا متبادل رکھیں۔

9. آپ کا ڈیٹا، سپورٹ اور قیمت

• ڈیٹا کی ملکیت: کیا آپ کسی بھی وقت اپنی فروخت اور اسٹاک کا ڈیٹا ایکسپورٹ کر سکتے ہیں؟
• سپورٹ: فروخت کنندہ سے کیسے رابطہ ہوتا ہے، اور وہ کتنی جلدی جواب دیتے ہیں؟
• قیمت: کیا ماہانہ فیس، ایک بار کا لائسنس، فی صارف چارج یا سیٹ اپ فیس ہے؟ کیا اپ ڈیٹس شامل ہیں؟
• آزمائش: کیا ادائیگی سے پہلے اپنی پروڈکٹس کے ساتھ آزما سکتے ہیں؟

RunMyPharmacy اس چیک لسٹ پر کیسا ہے

RunMyPharmacy پاکستانی میڈیکل اسٹورز کے لیے بنا کلاؤڈ فارمیسی سافٹ ویئر ہے۔ اس میں کی بورڈ شارٹ کٹس کے ساتھ بارکوڈ بلنگ، برانڈ یا فارمولے سے تلاش، FEFO اور مرحلہ وار انتباہات کے ساتھ بیچ اور میعاد کی نگرانی، خریداری آرڈر، PKR اور سیلز ٹیکس کی ترتیبات، CSV ایکسپورٹ والی رپورٹس، عملے کے پانچ کردار اور پک اپ و ڈیلیوری آرڈرز کے لیے آن لائن اسٹور شامل ہیں۔

یہ ابتدائی مرحلے میں مفت ہے، اس لیے فیصلہ کرنے سے پہلے اپنی پروڈکٹس کے ساتھ آزما سکتے ہیں۔